Die überforderte Raupe im Datenchaos

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Die Raupe: Ein wachsendes KMU sammelt über Jahre hinweg unstrukturierte Daten (E-Mails, Dokumente, Chats) in verschiedenen Systemen. Die Mitarbeitenden verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen, Compliance-Anforderungen werden nur reaktiv erfüllt, und die Nutzung von KI-Tools scheitert an der fehlenden Datenbasis. Es gibt keine Beschreibungen oder Vorgaben wie die Daten in den verschiedenen Tools vorgehalten werden und welche Qualitätsanforderungen zu erfüllen sind. Die Geschäftsleitung erkennt das Potenzial von KI, fühlt sich aber von der Komplexität der Datenverwaltung überfordert und sieht keine klare Strategie, wie sie von der Masse an Informationen profitieren kann. Die Angst vor Datenverlust oder -missbrauch ist gross.

Die Transformation durch ‘Orange Butterfly’: Wir begleiten das KMU dabei, einen risikobasierten Ansatz für die Agile Information Governance zu etablieren. Dies beginnt mit einer Analyse der bestehenden Datenlandschaft und der Identifikation kritischer Informationen. Es werden schlanke Prozesse zur Klassifizierung und Verwaltung unstrukturierter Daten eingeführt, unterstützt durch den Einsatz erster KI-Tools zur Automatisierung. Gleichzeitig werden die Mitarbeitenden durch gezielte Schulungen befähigt, aktiv an der Datenorganisation mitzuwirken und die neuen Prozesse zu leben. Der Fokus liegt auf der Schaffung einer soliden Grundlage entlang der Kernprozesse für zukünftige KI-Anwendungen und der Reduzierung von Compliance-Risiken.

Der Schmetterling: Das KMU hat seine Datenlandschaft entlang der Kernprozesse strukturiert und eine agile Information Governance implementiert. Informationen sind leicht auffindbar und zugänglich, was die Produktivität der Mitarbeitenden erheblich steigert. Compliance-Anforderungen werden proaktiv erfüllt, und das Unternehmen ist bereit, generative KI-Anwendungen wie interne Chatbots oder automatisierte Dokumentenanalysen effektiv und risikoarm zu nutzen. Aus dem Datenchaos ist ein wertvoller Informationspool geworden, der das Unternehmen agil und wettbewerbsfähig macht.

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